Sollicitanten beoordelen dienstverlening rond vacatureproces van DGABD als uitstekend

Kim de Labije is als MD-consultant bij directoraat-generaal Algemene Bestuursdienst (DGABD) nauw betrokken bij de werving en begeleiding van de selectie van topambtenaren vanaf schaal 15 bij de Rijksoverheid. Samen met collega’s Linda Kruithoed (ook MD-consultant) en Sonja Hamhuis (adviseur onderzoek) ontwierp Kim enquêtes die de ervaringen van sollicitanten en vacaturehouders in kaart brengen. ‘Zo kunnen we de beleving van onze begeleiding bij de werving en selectie meten’, aldus Kim. ‘Om de kwaliteit van onze dienstverlening hoog te houden, willen we inzicht in hoe sollicitanten en vacaturehouders alle onderdelen van het wervings- en selectieproces ervaren: van het intakegesprek met de vacaturehouder tot het gesprek tussen de kandidaat en selectiecommissie.’

Door te leren van hun ervaringen en kritisch te blijven kijken naar onze rol, kunnen we nog beter bijdragen aan de werving en selectie van topambtenaren.’ Bij die rol gaat het om de integrale benadering van DGABD vanuit de visie op publiek leiderschap. ‘Ons DG heeft centraal inzicht in de opgaven, de departementen en de mensen die daarvoor nodig zijn. Die inbreng is essentieel om ervoor te zorgen dat de juiste publieke leider gekoppeld wordt aan een team en aan de opgaven waarvoor dat team staat.’

Dienstverlening optimaliseren

In een jaar tijd verzamelden Kim en haar collega’s de anonieme bevindingen van meer dan 150 sollicitanten. ‘We stellen hun bijvoorbeeld vragen als: vond je het sollicitatieproces helder en transparant? En heb je volledig jezelf kunnen zijn tijdens de gesprekken? Op deze punten scoren we op dit moment respectievelijk 92 en 86 procent.’

Ruimte voor vragen

Uit onderzoek blijkt dat divers samengestelde teams beter presteren. DGABD nodigt daarom nadrukkelijk ook kandidaten van buiten de Rijksoverheid uit om te solliciteren en benadert hen actief. Kim: ‘Uit de enquête blijkt dat sommigen van deze kandidaten de gesprekken te kort vonden, of de commissies wat groot. Daardoor voelden ze niet genoeg ruimte om hun eigen vragen te stellen. We verkennen nu hoe we deze gesprekken beter kunnen inrichten. Zodat zowel de kandidaat als de vacaturehouder zich senang voelen bij het proces.

Een ander verbeterpunt was dat niet alle kandidaten beseften dat het allereerste gesprek met DGABD een voorselecterend karakter heeft. Daarom besteden we nu meer aandacht aan het verduidelijken van elke stap in het sollicitatieproces.’

Reflectie op adviesrol

Naast kandidaatbeleving vraagt DGABD sinds kort ook vacaturehouders op gestructureerde, anonieme wijze om hun feedback op de dienstverlening van DGABD. Vacaturehouders zijn de leidinggevenden die nieuwe medewerkers willen werven. De samenwerking tussen de MD-consultant en de vacaturehouder begint bij een intakegesprek, legt Kim uit. ‘Daarin dagen we de vacaturehouder uit om kritisch te kijken naar wat het team nodig heeft, rekening houdend met de diversiteit en de opgave die er ligt. We kijken daarbij ook naar de balans tussen de drie rollen van een topambtenaar en de maatschappelijke thema’s die terugkomen in de functie (vanuit de visie op publiek leiderschap die de basis vormt van het wervings- en selectiebeleid). Daar proberen we in ons wervingsproces dan zo goed mogelijk op in te spelen. In de enquête vragen we de vacaturehouder om te reflecteren op onze strategische adviesrol op al deze punten. Want hoe beter de intake, hoe beter de kandidaten aansluiten op de functie.’

Differentiatie per departement

Door de hoeveelheid data kan DGABD de resultaten van de kandidaatbelevingsenquête inmiddels ook differentiëren per departement. Zo kunnen departementen bijvoorbeeld zien hoe zij presteren ten opzichte van andere departementen. Een goudmijn, vertelt Kim trots. ‘De verzamelde data helpen ons om departementen nog beter onderbouwd te adviseren en dat draagt bij aan ons doel: de beste mensen koppelen aan de uitdaging en teams van de departementen en de bewaking en bevordering van hun publiek leiderschap voor Nederland.’